Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
die SPD-Fraktion bittet Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Rates der Stadt Langenfeld zu setzen:
Der gesamte Schriftverkehr für die Ratsmitglieder z.B. Ausschuss- und Sitzungsunterlagen, Einladungen, werden elektronisch übertragen. Dafür werden alle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger mit Tablet-PCs ausgestattet. Um eine reibungslose Verwendung und Nutzung des neuen Mediums zu gewährleisten, wird eine entsprechende freiwillige Schulung angeboten. Die Umsetzung soll noch in dieser Ratsperiode erfolgen.
Begründung:
Durch die Umstellung auf einen rein elektronischen Schriftverkehr kann die Stadt Langenfeld jährlich Einsparungen durch einen geringeren Papierverbrauch und wegfallende Versandkosten vornehmen und leistet zudem einen nicht unerheblichen Beitrag für einen funktionierenden Umweltschutz. Die bisherigen Bedenken wegen der Lesbarkeit von Vorlagen in elektronischer Form tragen mit den gängigen Tablet-PCs nicht mehr. Heute kann eine elektronische Vorlage vielmehr komfortabler auf einem Rechner bearbeitet werden. Beispiele aus anderen Kommunen (Göttingen, Tönisvorst, Allstedt, Oberhausen) belegen, dass die einmaligen Kosten für die Anschaffung der Tablet-PCs sich bereits nach einem Jahr rechnen und eine effizientere Arbeitsweise ermöglicht wird. Es kann auf ältere abgespeicherte Unterlagen zurückgegriffen werden und durch einen Such-Modus können die betreffenden Stellen schnell gesichtet werden. Dazu sollte das bestehende Ratsinformationssystem entsprechend aufgerüstet werden, sodass alle Anlagen zu den Sitzungsunterlagen, sowie alle sonstigen Einladungen, die bisher den Mandatsträgern per Post zugehen, dort auch hinterlegt sind. Zudem gibt es inzwischen Software, die persönliche Anmerkungen, Lesezeichen und Verknüpfungen in elektronischen Unterlagen ermöglichen. Mit der Anschaffung der Tablet-PCs kann Langenfeld eine weitere Vorreiterrolle bei Innovation, Umweltfreundlichkeit und Wirtschaftlichkeit im Bereich der Ratsorganisation und arbeit einnehmen. Für eine Übergangszeit kann für die Mandatsträger eine Wahlmöglichkeit gegeben werden, ob sie mit dem elektronischen System ausgestattet werden wollen oder ob sie unter Verzicht darauf weiterhin die Papierform erhalten wollen.